Leest u eerst de "Wat doen jullie bij spam "-vraag als u overweegt 'in bulk' e-mail rond te gaan zenden.

Het is met ons CMS mogelijk om aan de beheerderskant een e-mailadressenlijst te beheren. Als u zo'n lijst heeft is het niet moeilijk om deze hele groep mensen in één keer hetzelfde e-mailbericht te sturen met uw Microsoft Outlook e-mailprogramma. Bijvoorbeeld om ze te attenderen op uw website, of een nieuwsbericht door te sturen. U hebt daarvoor echter wel een extra plugin nodig die het mogelijk maakt om de adreslijst in een "komma-gescheiden lijst" (zgn CSV-bestand) te downloaden.

We geven hier een beschrijving voor het aanmaken van een groep geadresseerden in Microsoft Outlook op basis van de e-mailadressenlijst die u aan de beheerzijde van uw website kunt downloaden en het rondsturen van een uniforme e-mail naar al deze e-mailadressen vanaf uw computer thuis of op het bedrijf.

Stappenplan (Voor Nederlandse versie van Windows, Engelse termen tussen haakjes gegeven)

1. Maak met behulp van de plugin een CVS-bestand van uw adres-lijst.
2. Download dit bestand en sla het (tijdelijk) op op uw bureaublad.
3. Open uw Adresboek (Address Book) door in het Start-menu "Alle programma's" (All Programs) te kiezen. Daar vindt U in "Accessoires" (Accessories) het Adresboek (Adress Book). Klik erop om het programma op te starten.
4. Kies bovenin de balk "Bestand" (File) en klik op "Importeren" (Import).
5. Kies daar voor "Ander Adresboek..." (Other addressbook...), klik op "Tekst bestand (Komma Gesepareerd)" (Text File (Comma Seperated Values)) en dan op "Importeren" (Import).
6. Kies het zojuist gedownloade CSV-bestand dat u op uw bureaublad had gezet.
7. Vink de kolommen aan die u wilt importeren, en kies met welke velden op een adreskaart deze kolommen overeenstemmen.
8. De e-mailadressen worden nu geïmporteerd. Als er foutieve e-mailadressen, of doublures worden gevonden krijgt u hier meldingen van.
9. Vergeet niet in uw beheersysteem mogelijk gevonden fouten te corrigeren.
10. Het gemakkelijkst is als alle, zojuist geïmporteerde, nieuwe ontvangers worden samengebracht in één groep die u eenvoudig in één keer kunt mailen.
11. Maak hiervoor een nieuwe groep aan door in het "Bestand" (File) menu te kiezen voor "Nieuwe groep" (New group).
12. Geef de groep een logische naam en en druk op de knop "Kies leden" ('Select members') om een lijst aan te maken van al uw e-mailadressen.
13. Voeg de gewenste ontvangers toe door deze te selecteren en op "Kiezen-->" (Select-->)te drukken. Hierdoor wordt het e-mailadres aan de rechterlijst toegevoegd.
14. Wilt u bijna alle leden van de linkerlijst naar de rechter overbrengen, selecteer dan de linkerlijst helemaal, klik op het pijltje, en verwijder vervolgens de ongewenste adressen door deze te selecteren en de delete-toets te gebruiken.
15. Vanuit Outlook kunt u nu deze groep mailontvangers in één keer kiezen als geadresseerde voor uw bericht.
16. Het beste kunt u hiervoor het "Blinde kopie:" ('Bcc:') veld van uw, nieuw op te stellen, mailtje gebruiken. Kies de groep ontvangers, klik op 'Bcc:' en 'OK'.
17. Als 'Aan:' ('To:') geadresseerde kunt u uw eigen e-mailadres gebruiken.
18. Door het 'Bcc:'-veld te gebruiken voor de (lange) lijst met ontvangers, wordt de complete lijst niet in de kop van elke verzonden mail opgenomen. Hierdoor blijft deze lijst met alle e-mailadressen van ontvangers privé, iets wat u volgens de Net-Etiquette eigenlijk moreel wel verplicht bent aan de ontvangers. Alle in de groep opgenomen ontvangers krijgen uw bericht.